Главная / Статьи / Нужны ли сейфы в офисе

Нужны ли сейфы в офисе

Рабочий процесс — это постоянный обмен финансовыми документами, товарно-материальными ценностями и информацией, не вся из которой предназначается для каждого сотрудника фирмы. Как оборудовать в офисе зоны, доступ к которым будут иметь исключительно избранные сотрудники? Ведь не ставить же, в самом деле, ЗПУ?

Вариант №1 — разграничиваем зоны

Самое простое решение проблемы — обеспечить каждому из подразделений компании отдельный кабинет, изолированный от остальных. Проще говоря: все структуры будут размещаться в разных офисах, каждый из которых будет закрываться на ключ. Это обеспечит сохранность документов, техники и личных вещичек, оставленных на рабочих местах. Да и «забраться» в компьютер другого сотрудника — с добрыми ли умыслами, либо со злыми — будет намного сложнее. Запирать на замок, кстати, можно только некоторые двери — руководства, финансового директора, кадровых сотрудников и др.

Правда, если все сотрудники находятся в одном помещении, ситуация намного усложняется. Разрешить ее можно следующим образом: поставить офисные перегородки между сотрудниками, а некоторым из них в рабочие столы установить запирающиеся ящики. Ну а все компьютеры должны быть запароленны.

Вариант №2 — закупиться сейфами

Иметь подобный ящик для хранения денежных сумм бывает необходимо. Во-первых, он может пригодиться для хранения дневной выручки — в тех случаях, когда сбыт товара происходит прямо на месте. Во-вторых, «несгорайка» пригодится для хранения уставных документов, печатей и официальных оттисков, финансовых документов. Такие бумаги лучше сразу убирать в безопасное место, чтобы быть уверенными, что они находятся в безопасности. И, наконец, сейф нужно устанавливать и в бухгалтерии и(или) кадровом подразделении. В нем могут храниться трудовые книжки работников и заработная плата до момента ее выдачи — в том случае, если в компании нет специального помещения под кассу.

Где оборудовать хранилище?

Итак, решено. Сейфу — быть. Вот только куда его поставить? Какой именно «секретный ящик» приобрести? И, главное, сообщать ли о нем коллегам?

Однозначных ответов на подобные вопросы нет. Однако, хранилища лучше устанавливать в те подразделения, для которых они приобретаются. То есть, «тайник» для бухгалтерии — отправится именно туда. А вот закуток для хранения особо важных документов и финансовых средств на «внезапные расходы» — лучше пусть остается в кабинете руководителя.

Выбирать сейфы тоже можно разные. Одни могут закрываться только лишь на кодовые замки, иные — для надежности — закрываются еще и ключом.

Главное, хранилище не должно занимать очень много места и не должно находиться прямо на виду. В идеале, спрятать его в какой-то шкаф или углубление: например, в тумбу, в ящики под аквариум, в стол. Не стройте иллюзий по поводу секретности своей установки — о сейфе узнает весь коллектив, даже если вы никому о нем не скажете. Потому не стоит прятать его за предметами интерьера, картинами, например. Этим вы лишь привлечете к нему внимание общественности. Да и открывать его каждый раз будет очень неудобно. Лучше, чтобы он всегда был в минутной доступности и под пристальным контролем.

Прокрутить до верха